Pendekatan Agile, salah satunya Scrum

Banyak organisasi yang tidak ingin mengalami disrupsi dalam operasi mereka karena merasa sudah nyaman dengan cara mereka bekerja dan memiliki sistem yang sudah mapan.

Bisa jadi mungkin menganggap bahwa mengadopsi pendekatan-pendekatan Agile seperti Scrum jadi terlalu berisiko atau mengganggu kenyamanan status quo-nya. Beberapa perusahaan juga mungkin belum sepenuhnya memahami manfaat yang dapat diberikan oleh pendekatan Agile, salah satunya Scrum😎

Penting sekali bagi perusahaan untuk terus belajar dan berkembang, kemudian paham bagaimana teknologi dan metode-metode baru bisa sangat menguntungkan dalam jangka panjang, bahkan jika perubahan itu terasa sulit atau menantang pada awalnya😔

Tantangan utama ada pada bagaimana mereka bersedia beradaptasi, umumnya gagal karena gagal mengubah budayanya🧐

Ken Schwaber, salah satu pendiri Scrum dan tokoh utama Agile, menyatakan bahwa sekitar 75% perusahaan yang menerapkan Scrum tidak mendapatkan manfaat yang diharapkan dari metodologi tersebut🥳

Salah satu alasan utamanya adalah kurangnya pemahaman tentang bagaimana mengimplementasikan pendekatan-pendekatan Agile seperti Scrum dengan benar. Pendekagan-pendekatan ini bukan hanya tentang mengadopsi serangkaian peran, acara, dan artefak, tetapi juga melibatkan perubahan budaya dan cara berpikir yang mendalam di dalam organisasi. Budaya!😎

Selain itu, keberhasilannya juga tergantung pada dukungan dari manajemen tingkat atas dan budaya organisasi yang mendukung nilai-nilai Agile, kolaborasi, dan transparansi. 🎯

Jika bergerak tanpa dukungan dan komitmen penuh dari seluruh organisasi, implementasi Agile ini mungkin ngga akan menghasilkan hasil yang optimal🚀

Penting bagi organisasi untuk benar-benar memahami prinsip-prinsip dasar terkait ketangkasan ini, ngga sekedar pelatihan yang tepat, dan bagaimana cara mengadopsi sikap yang terbuka terhadap perubahan dalam budaya dan cara bekerjanya, tapi bagaiaman para pemimpinnya berkesadaran untuk terbuka, merencanakan perubahan yang terukur, dan mempersenjatai timnya dengan skill-skill baru secara bertahap😎

Selamat mengarungi perubahan!

Konsisten dalam Proses Review dan Retrospective

Kesungguhan berikhtiar, istiqomah dan bersyukur selama proses adalah kunci keberhasilan, karena justru di sinilah letak paling paling rawan dimana banyak kegagalan terjadi.

Proses-proses eksperimental yang iteratif membuahkan banyak hikmah dalam mewujudkan sebuah keberhasilan yang by-design🤩

Dalam Agile-Scrum justru semangat konsistensi inilah yang dibangun, memelihara mimpi dengan proses kongkret berorientasi hasil, mengutamakan outcomes hingga memastikan keberhasilannya🤝 prosesnya bersamaan dengan melatih tim agar punya nilai, kualitas dan kapasitas yang lebih baik.

Ritual-ritual daily, weeky atau per sprintnya dalam kerangka kerja Agile Scrum bukan hanya berfungsi untuk memonitor sejauh mana pekerjaan sudah berjalan dan menghasilkan, tapi justru proses review dan retrospektifnya adalah inti penting menghasilkan pembelajaran bukan sekedar produk jadi, tapi keseimbangan antara bagaimana sebuah tim mengambil beragam hikmah / lesson learned dari setiap kegagalan-kegagalan kecil yang terjadi✔️

Dari catatan-catatan harian atas kebehasilannya pun terbaca sebagai pembelajaran yang bisa diulang diproses selanjutnya🔑

Lebih dalam sebenarnya, proses review dan retrospective ini membawa tim untuk senantiasa bersyukur atas langkah-langkah keberhasilan kecil yang terus tercipta, dan langkah-langkah pembenahan atas kesalahan-kesalahan yang tercipta sepanjang proses hingga tak terulang kemudian hari🤔

Salah satu hal kecil mengapa proses ini mengundang rasa syukur adalah dengan adanya penggunaan Kudos Wall, atau papan terimakasih yang digunakan sebagai ucapan penghargaan dan rasa syukur atas nikmat yang dirasakan sepanjang prosesnya. Setiap ritual daily menempelkan stickynotes ucapan terimakasih hingga akhirnya terlihat ternyata begitu banyak kenikmatan pembelajaran dan keberhasilan yang dirasakan🤩😄

“Dan (ingatlah), jika kamu bersyukur, pasti Kami akan menambah (nikmat) kepadamu; tetapi jika kamu mengingkari (nikmat-Ku), maka sesungguhnya azab-Ku sangat pedih.”

Semakin banyak kita bersyukur, semakin besar pula rasa keikhlasan kita dalam berkarya, makin dekat pula kita denganNya, dan tentu rasa optimis untuk hadir dengan karya-karta bermanfaat. insya Allah.

Culture Shifting

Perubahan adalah hal yang paling penting dilakukan organisasi-organisasi yang ingin tetap adaptif, tak bisa dipungkiri perubahan adalah keniscayaan.

Di perubahan era ini tak lagi kita bisa melakukannya secara serial, tapi secara paralel bagaimana organisasi bisa menjadi tangkas? Cultural Shift selalu menjadi isu penting dalam mengubah budaya jadi lebih baik. Kerap organisasi melakukan proses perubahannya dengan memperbanyak pelatihan, sosialisasi atau dengan beragam media yang Ia gunakan untuk melakukan propaganda perubahan budayanya.

Tak bisa tiba-tiba sebuah organisasi yang mengidamkan Cultural Shift dalam waktu singkat. Apa media terbaik untuk mengakselerasi perubahan? Tidak lain adalah dengan menjadikan organisasinya sebagai organisasi pembelajar. Cara-cara baru dilakukan melalui kegiatan-kegiatan nyata, proyek-proyek nyata yang semakin baik & semakin baik lagi.

Setiap kegiatan menjadi media belajar untuk menjadi makin baik dari segi produk dan manajemennya, begitu juga dengan organisasinya.

Jika pada setiap kegiatan kita merasakan selalu bermula dari nol, maka aktivitas & kegiatan yang telah terjadi bukan hanya tidak jadi bahan belajar serta produk yang tak sukses. Sesungguhnya yang menderita adalah organisasinya, menjadi lelah karena setiap pembelajaran tak terinstitusionalkan, pun jadi melelahkan tak berprogres.

Pastikan tiap project jadi wadah belajar, tersedia artefak, dibagi pengalamannya hingga dihindari kesalahan lalunya. Hingga membuahkan organisasi yang berhasil melalui Culture Shiftnya.

Tak ada yang instan, yang ada adalah proses yang terakselerasi dengan baik &bertahap. Komitmen kuat jadi fundamental tiap anggota untuk melakukan proses perbaikan terus menerus serta proses eksperimental terukur & dilakukan terus menerus.

Salah satu yang direkomendasikan untuk melakukan Culture Shifting dengan pendekatan proyek adalah dengan kerangka kerja Scrum.

Scrum sangat menekankan lingkungan kerja yang safe-to-fail karena inovasi berawal dari orang-orang yang tak takut untuk terus menerus belajar & mencoba hal yang baru. Sangat cocok untuk organisasi yang rendah-hati untuk terus belajar & menekankan budaya continuous learning mengedepankan inovasi.

Easy Digest SCRUM

“Sedang dipuncak, takut kedepan menemukan titik dibawah”. Sekelumit pembicaraan dengan salah satu startup yang sedang tumbuh.

Tampak banyak pembelajaran yang terungkap, hingga mereka mulai dapat mengelola usahanya dengan baik & sistematis hingga cara-cara inovatifnya cepat terakusisi.

Dalam sebuah dinamika membangun usaha, tentu selalu ada gelombang dinamika kala satu titik di atas kemudian satu titik kemudian berada di bawah. Proses ini adalah dinamika pembelajaran, biasa. Tantangan akan lebih banyak dan berat tandanya naik kelas.

Terus bagaimana mengelolanya?
Aneka kerangka kerja manajemen modern sebenarnya sangat menarik dipelajari, untuk menakar resiko, memperbesar probabilitas.

Salah satu sesi kelas kemarin, menjelaskan lagi Scrum sebagai kerangka kerja, bukan sebuah metodologi manajemen proyek. Mempelajari kerangka kerja ini menjadi penting, bukan tentang tools saja, tapi “Kenapa” kita perlu mengadopsinya.

Kerangka ini sangat bisa menakar kegagalan, karena setiap event / ceremony dalam tiap sprintnya justru mengandung semangat inovasi dalam tiap pertemuannya. Yakni mendorong tim untuk berani, fokus, komitmen, saling menghargai dan terbuka. Tiap pertemuan singkatnya menuntut membiasakan transparansi, inspeksi & adaptasi.

Selain kerangka ini menjelaskan pembagian peran yang clear, seperti siapa Product Owner, siapa Scrum Masternya & siapa Tim Pengembangnya. Menjadi lebih jelas karena sepanjang progres setiap gagasan, temuan dan kemajuan juga dicatat, catatan ini disebut Artefak. Biasanya catatan ini ditulis dalam Backlog dan Increment.

Berbicara kerangka kerja ini memang perlu diawali dengan pemahaman mendasar. Benar benar mengapa ada banya meeting singkat misalnya seperti Sprint, Sprint Planning, Daily Scrum Meeting, Sprint Reveiew & Retrospective?

Sebagian besar masih menganggap terlalu mahal meeting-meeting ini, namun sesungguhnya jika dikelola baik, justru akan jadi wadah-wadah pembelajaran menuju organisasi yang agile.

Untuk sebuah transformasi, memang perlu budaya yang dibangun, membangunnya pun dengan sistematik agar tak lelah dengan dinamika yang terlalu kencang, namun bisa memperbesar probabilitasnya.

Dicoba aja & dibiasakan, Ayoo dimulai!

Berkolaborasi dan Bergagasan

Sering kali kita punya masalah sama tim, seperti bekerja silo, terlalu fokus pada agenda tim sendiri, tak punya cukup waktu bekerja & tak fokus karena punya berbagai tanggung jawab. Hingga perlu kolaborasi intensif antara latar belakang & level apa pun🤩

Jika kondisinya seperti ini, kita perlu ruang kerja kolaboratif & menemukan beragam solusi & menyesuaikan praktik terbaik untuk menghadirkan solusi dengan iteratif🤟 Kemarin kami mengundang teman-teman dari seluruh Nusantara dan mengajaknya berhackathon, untuk apa?🙄

Ini penting untuk melatih kembali tim meningkatkakan kemampuan menyimaknya🧐, memberikan kesempatan umpan balik yang spontan🤨, belajar satu sama lain😳, kolaborasi ad-hoc🤠, punya ruang visual bersama😎, meningkatkan keakraban anggota😙 serta mendukung koordinasi dan komunikasi yang lebih mudah yang harapannya kedepan bisa meningkatkan produktivitas dan kualitas hasil😇

Kolaborasi dalam Hackathon ini bermanfaat dalam mendidik tim menggunakan sumber daya, metode, berkinerja tinggi & terdistribusi. Pendekatan ini juga menghimpun para pemangku kepentingan untuk bertukar keterampilan & pengetahuan.

Tiap pihak juga jadi paham karena dibawa pada proses yang Ilmiah, dibenturkan dengan orang-orang dari berbagai disiplin ke dalam ruang fisik yang sama & kemudian dapat membantu memajukan pekerjaan teknis lebih cepat🎉🎉

Susah ngga?😩 ya tentu ada tantangannya. Koordinasinya menantang! namun ini penting, mengawal proses tim yang efektif apalagi jika terdiri dari anggota dengan keahlian beragam. Tiap individu cenderung punya pendekatan penyelesaian sangat berbeda. Di sisi lain, individu umumnya hanya ingin “mengeluarkan plot” (menghasilkan hasil  / ouput secepat dan seefisien mungkin)🤣

Proses ini adalah proses kolaborasi pengetahuan intensif, sering digunakan sebagai sarana untuk mengisi kesenjangan antara sains & realita sosial. Juga kenyataan bahwa tim sering melakukan mis komunikasi dalam pengembangan program.

Kamu bisa coba bareng tim menjalankan mini-hackathon mingguan & memecahkan masalah dengan cepat. Melahirkan”hacking” sebagai cara kerja baru, elemen baru  tim yang dapat digunakan sesuai kebutuhan & memperkenalkan perubahan budaya kerja🎉🎉

Dual-Track Agile

Dual-Track Agile apa lagi itu?🤣🎉
Ini adalah jenis pengembangan Agile di mana tim produk yang cross functional membagi pekerjaan hariannya menjadi 2 jalur: 1) discovery & 2) delivery.

📌Discovery fokus pada ide yang divalidasi cepat sesuai backlog,

📌Delivery fokus pada mengubah ide-ide tsb menjadi perangkat yang siap pasar.

Metodologi ini dibangun berdasarkan filosofi bahwa pekerjaan dalam mengembangkan produk dapat berlangsung cepat, berulang & berdasarkan data akan menghasilkan produk yang lebih baik.

Tim secara teratur berkolaborasi & nonlinier bekerja bersama selama proses. Membuat pembaruan kecil & merilis produk ke pasar secepat mungkin & belajar dari basis pengguna, apa yang berhasil & apa yang tidak.

Pengembangan produk perlu berulang & siklis, bukan linier & memperluasnya bahkan ke langkah sementara dalam pekerjaan tim, bahkan sering kali membiarkan alur kerja mereka menjadi “mini waterfall.

Dalam konteks sprint yang Agile, manajer produk membuat serangkaian persyaratan dan menyerahkannya kepada seorang desainer, kemudian membuat gambar rangka / prototipe, dan meneruskannya ke tim pengembang.

Nah, ini masih merupakan proses yang agak linier. Sebaliknya, Dual-Track Agile, “menangkap sifat paralel Discovery & Delivery” yang memungkinkan untuk terjadi bersamaan & dengan banyak kolaborasi tim. Itu tidak mengharuskan Tim Discovery sepenuhnya mendefinisikan semua item tim pengiriman dapat memulai pekerjaan pengembangannya.

Mengapa Dual-Track Agile? Metodologi ini dapat menawarkan;

1. Produk yang lebih baik
Mendorong tim hanya mengizinkan ide produk yang divalidasi ke dalam backlog mereka.

2. Lebih sedikit waktu yang terbuang
Membagi pekerjaan tim lintas fungsi dalam dua jalur paralel—satu yang dikhususkan hanya untuk penemuan, atau memvalidasi item sebelum mereka masuk ke backlog—berarti tim lebih mungkin untuk mendapatkan item yang benar dengan pengguna dalam iterasi pertama, daripada harus bolak-balik berulang.

3. Menurunkan biaya pengembangan secara keseluruhan.

Dual-Track Agile membantu organisasi fokus pada jenis inovasi yang tepat & mengirimkan produk yang benar-benar akan dibayar pengguna.

Selamat belajar lagi!🎉🎉

Scrum

Sejak memperkenalkan Scrum beberapa waktu lalu & secara resmi memasukkanya pada perkuliahan mulai tahun kemarin. Rencana membuat perubahan budaya yang inovatif dan menjadi tim yang lebih baik tampak mendekati kenyataan. ⁣
⁣
Keinginan memberikan gambaran sistematika kerja yang baik, proses yang inovatif dan budaya tim yang hangat dan keren juga tampaknya membuahkan hasil yang diluar dugaan.⁣
⁣
Scrum yang diajarkan di sebuah mata kuliah tak disangka menyebar luas pelaksanaannya di kelas‑kelas project based learning lain, lebih bahagia ketika beberapa himpunan dan startup pun menggunakannya. Setahun berlalu pergerakan proses pembelajaran ini mulai menampakkan hasil. ⁣
⁣


Dalam prosesnya ini memang membuahkan outcomes berupa peningkatan kapasistas kolaborasi. Berbagai pertemuan seperti temu rencana sprint, temu ulasan sprint & rapat perbaikan backlog sdan melibatkan tim berpartisipasi di dalamnya. Proses ini meningkatkan kerjasama tim dan seiring sejalan melakukan berbagai penyelarasan dari racangan arsitektur solusi. Setiap tim yang berpartisipasi memastikan keseragaman dalam pelaksanaan & fokus bersama. ⁣
⁣
Sebuah ungkapan penting “A team is only a team if it shares a common goal, and this applies to a team‑of‑teams as well”⁣ kita ini bukan sekedar tim kan? Kita ini Superteam!
⁣
Sesi‑sesi retrospektif di penghujung tiap tahapan & project juga selalu jadi media paling meledak yang ditunggu. Saling belajar, mengapresiasi & mengoreksi. Retrospektif adalah pertemuan yang bertujuan membahas masalah lintas tim, organisasi & sistemik dalam organisasi dalam mencapai goalsnya.⁣
⁣
Sesi‑sesi ini memang ternyata obat mujarab memperbaiki tim. Pertanyaan‑pertanyaan seperti⁣
⁣
1. Seberapa baik tim bekerja bersama?⁣
2. Apakah setiap individu bekerja?⁣
3. Adakah sesuatu yang harus dibagikan oleh tim?⁣
4. Tim belajar bersama?⁣
5. Apakah tim dekat dengan pada pelanggannya?⁣
6. Apakah ada masalah organisasi sistemik yang menyebabkan masalah dalam cara tim beroperasi?⁣
7. Apakah Product Owners baik‑baik saja?⁣
8. Apakah Product Owners mempertahankan hubungannya?⁣
⁣
Memperbaiki budaya organisasi ternyata mudah! tantangannya cuma menekuninya! Cobain pake Scrum deh!

Kolabs!

Duduk di sudut kebun lebah, memandangi bunga warna warni hasil semai sejak awal tahun. Sebuah topik menguat ketika kami merasa WFH juga begitu banyak membawa kebaikan, namun tak terasa dinamika organisasi yang tak saling sapa sejak lama juga berujung pada mulai longgarnya ikatan sebagai keluarga😕
⁣
Sore ini juga kami mencoba merancang kemenangan, mendiskusikan bagaimana caranya? Kemudian timbul pertanyaan lain, “Mengapa perlu menjadi pemenang?, “Menang untuk apa?”, “Definisi kemenangan itu apa?” Diskusi yang menarik🤩 tak terasa 2,5 jam berlalu. Kami mulai memeta‑metakan kembali siapa berperan apa, bagaimana kita bisa melihat sekeliling. Menaklukan egosentris kelompok agar mau bertanya “Siapa yang dapat memperkaya pergerakan kala kita merasa bisa melakukannya sendiri? Jika sudah bisa dilakukan sendiri, mengapa perlu mengajak pihak lain?”, mengapa harus tetap berkolaborasi?⁣ 🧐
⁣
Mungkin sebagian mulai lupa atas apa mimpi yang sempat tertuliskan atau pada semangat kolaborasi yang sempat dibangun. Menjadi biasa bekerja sendiri, mulai lupa melihat sekeliling, mulai terasa terbiasa mandiri ternyata juga menumbuhkan bibit‑bibit ketidakpekaan untuk melihat sekeliling bahwa ada yang tercecer. Padahal era ini adalah era kolaborasi, bukan lagi kompetisi yang lazim meninggalkan keterceceran😰
⁣
Mengkontekstualkan tulisan John Duval ; “Collaboration brings people with different backgrounds, skills, expertise, and perspectives together to brainstorm ideas, overcome obstacles, and utilize creative problem solving for the betterment of the journey” Semua tim paham ini, hanya memang menginternalisasinya menjadi bagian paling menantang dalam jiwa & skills keseharian😔
⁣
Penutup pertemuan sore ini, mengingatkan lagi untuk melatih tegur sapa, menawarkan bantuan, membangun pembicaraan & menemukan irisan bersama hingga yakinkan bahwa kemenangan itu adalah kala kita dapat berjalan bersama, tak satupun tertinggal.✊
⁣
Pesan lama mengatakan “two heads are better than one” putting two, three, even four heads together means giving a fresh outlook on challenges or ideas to provide innovative thinking & boost productivity”🐝🐝